Slipp stress på jobbet -3 metoder som effektiviserar ditt arbete

Stress på jobbet sänker både produktiviteten och kreativiteten, och en stressig arbetsmiljö riskerar att försämra både medarbetarnas välmående och företagets lönsamhet. I tidigare artiklar har vi delat med oss av tips på hur du ökar dina medarbetares välmående och hur du kan minska stressen på din arbetsplats. 

I den här artikeln delar vi med oss av tips på hur du i förebyggande syfte kan undvika en del av de stressiga situationer som du annars kan hamna i. 

Det finns nämligen några effektiva metoder som kan hjälpa dig att få mer gjort - utan att jobba hårdare. 

Knepen som hjälper dig att hantera jobbuppgifterna och hålla stressen borta:

1 - Fokusera på en sak i taget 

Det låter enkelt men är en av de största utmaningarna många har idag. Om du har mycket att göra är det lätt att tro att det är smart att ägna dig åt multitasking, men det ger faktiskt motsatt effekt. Att försöka göra flera saker samtidigt leder ofta till att du presterar sämre. Professor Michael Posner vid universitetet i Oregon hävdar att du genom att ägna dig åt två saker samtidigt kommer att 50% av din förmåga på båda uppgifterna. 

Dessutom tar det tid att ställa om ditt fokus mellan olika uppgifter. Faktiskt upp till 20 minuter. Därför har du mycket på att vinna i både effektivitet och energi genom att lära dig hålla fokus på en sak i taget. Det påverkar också din stressnivå eftersom du inte gör av med lika mycket energi. 

Här kommer några tips för att lyckas:

Bestäm innan vad du ska fokusera på

Genom att göra medvetna prioriteringar skapar du bättre förutsättningar för att arbeta fokuserat med det som är viktigast att göra. Skriv ner 3 viktiga saker (eller fler beroende på storlek på uppgifterna) som ska bli klara innan dagen är slut. 

Prioritera

Gör en prioritering mellan dem så att du vet i vilken ordning du ska fokusera på uppgifterna. Utgå ifrån att ta med uppgifter som kommer att ge dig en belöningskänsla när dagen är slut. Syftet är att komma ifrån hektiska dagar som resulterar i en känsla av ”vad har jag egentligen gjort idag?”. 

Bort med bruset 

För att kunna fokusera behöver du ta bort saker som riskerar att störa dig. Lägg bort mobilen och stäng av notiserna på mailen, Slack och andra program som riskerar att störa dig i ditt ”flow”. Det är lätt att bli distraherad, tappa fokus och fart, och minska effektiviteten när det poppar upp notiser på skärmen eller plingar till i telefonen. 

Ta pauser

Ofta använder vi distraktioner som ursäkter för att inte behöva fortsätta fokusera på en sak. När du tappar fokus kan det vara din hjärna som letar efter utvägar för att den börjar bli trött. Dina arbetspass för när du arbetar fokuserat med en uppgift bör inte vara längre än 60 minuter, för efter det börjar energin att ta slut. Lägg därför in tid för pauser då du kan gå ifrån skärmen en stund, och kanske få möjlighet till socialt utbyte med en kollega.

2 - Planera arbetsdagen - och veckan

Att veta vad du ska göra under dagen, och under veckan, ger bra förutsättningar för en lugnare känsla i kroppen eftersom du får mer koll på dina uppgifter. Det hjälper dig att hålla fokus på det du ska göra just den dagen, och ser samtidigt till att du gör rätt saker under veckan. Med andra ord får du bättre kontroll över vad du lägger din tid och ditt fokus på, både på kort och lite längre sikt. 

Tips för att lyckas: 

Från tanke till skrift 

Att bara tänka ut vad du ska göra under dagen fungerar oftast inte så bra, eftersom det snart dyker upp en massa nya uppgifter och idéer som vill ta plats i din att-göra-lista. Börja därför dagen med att skriva ner de saker du har i ditt medvetande, och börja med sådant som du vet med dig att du måste få gjort innan dagen är slut. 

Sortera och kategorisera

För att få grepp om alla uppgifter behöver du någon form av struktur för hur du hanterar dem i din planering. Ett sätt är att utgå ifrån veckans dagar. Skriv upp måndag-fredag och fördela därefter dina uppgifter på dessa dagar. Det här ger dig en snabb översyn av din vecka och du kan planera bättre genom att fördela uppgifterna så att det blir en bra balans under veckan. Se till att variera stora eller svåra uppgifter med mindre eller enkla, för våra hjärnor tycker om sådan variation. Lägg också till en rubrik som heter ”Nästa vecka” eller ”Senare”. Där kan du sedan lägga in alla uppgifter som dyker upp men som inte ska prioriteras att göras denna vecka. På så sätt kan din hjärna släppa tankarna på de här uppgifterna eftersom du inte behöver hålla dem i minnet. 

Bra verktyg hjälper bäst

För att göra planeringen både smidigare och lite roligare kan du använda ett digitalt planeringsverktyg som t. ex. Trello. Det är ett onlineverktyg som finns i en gratisversion och som är enkelt att lära sig. Du kan antingen använda en av de mallar som finns, eller skapa en egen tavla. I tavlan skriver du in egna rubriker på det som utgör dina kort, vilket hjälper dig att strukturera upp dina uppgifter. Här flyttar du snabbt om en uppgift från en dag till en annan, eller till listan med det som är klart – något som förstärker belöningskänslan av att ha genomfört en uppgift. 

3 - Prioritera bland arbetsuppgifter

Det är vanligt att du i din roll har arbetsuppgifter av varierande karaktär. En del är tidskrävande, utmanande och strategiskt viktiga. Andra är enkla, roliga och snabba att lösa. Gissa vilka de flesta börjar med? 

Om du inte utgår från en bra prioriteringsmodell när du ska prioritera vad du gör i vilken ordning så är risken stor att du inte börjar med det som är viktigast för att du och företaget ska nå sina mål. Vi människor tenderar att prioritera det som är kortsiktigt skönast för oss. Det är oftast saker som vi tycker är roliga att göra, eller som ger en annan kortsiktig belöning. 

Viktigt & bråttom

Eisenhowermatrisen är namnet på en modell som snabbt och enkelt hjälper dig att kategorisera in uppgifter för en första prioritering. Den utgår ifrån bedömningen av om en uppgift är viktig och om den är brådskande att utföra. De saker som hamnar i rutan för ”Viktigt & bråttom” är uppgifter du ska göra först. Saker som hamnar under ”Viktigt men inte bråttom” planerar du in tid för att genomföra. Det som är varken viktigt eller bråttom kan du släppa just nu. 

Pick-metoden

På engelska heter den här modellen ”Pick-chart”, vilket står för Possible (potentiell)/ Implement (genomförbar)/ Challenge (utmaning)/ Kill (ej genomförbar). Modellen går ut på att sortera in uppgifter efter hur lätta de är att genomföra och vilken effekt de har. På så sätt kan du snabbt se vilka saker som bör genomföras först. 

Du värderar alltså en uppgift utifrån den effekt som uppgiften bedöms ha, och samtidigt vilken insats som krävs för att genomföra den. Uppgifter som bedöms ge stor effekt men inte kräver en stor insats är det du ska göra först. Sådant som ger stor effekt men också kräver en stor insats ska du planera för att genomföra senare. Det som ger liten effekt men också kräver en liten insats kan du göra när du har tid. Uppgifter som hamnar under liten effekt och stor insats får ingen eller väldigt låg prioritering. 

Gör gärna prioriteringen tillsammans med dina kollegor. På så vis får ni ett gemensamt beslut om vad som är viktigt och en gemensam bild av ungefär när det förväntas vara klart. Det kommer att hjälpa er i ert samarbete och att undvika stress på jobbet.

Vill du veta hur vi kan bidra till dina medarbetares välmående genom att erbjuda det godaste kaffet? Hör av dig till oss.