Så påverkar distansarbete medarbetarnas välmående
Många företag har fått ställa om till distansarbete vilket ställt krav på en snabb digital transformation och en omställning i arbetsrutiner och processer. Företag har tvingatss modernisera och tänka nytt på flera områden, vilket har varit omtumlande men också värdefullt. För anställda har det också inneburit både utmaningar och möjligheter att inte längre ta sig till kontoret för att genomföra sitt arbete och träffa sina kollegor. Somliga har upplevt en ökad livskvalitet på grund av mer tid med familjen. Andra har istället känt en minskad livskvalitet av att arbeta hemma när rutiner och gräns mellan hem och jobb suddas ut.
Så vad kan du göra för att stötta dina medarbetare, och minska de negativa konsekvenserna av deras distansarbete? Här kommer några råd som kan hjälpa dig att lägga en plan för det.
Vad du som chef kan göra:
Visa att du har förtroende för dina medarbetare
Statistiken visar tydligt på en högre effektivitet i samband med distansarbete. Trots det finns det en osäkerhet hos många anställda som känner sig ifrågasatta när chefen vill ha insyn i allt de gör under dagen. Tänk på att ge dina medarbetare lite spelutrymme och fokusera på deras leverans och resultat för att visa att de har din tillit.
Kommunicera mer
Kommunikation är alltid viktigt i en relation mellan medarbetare, men den blir om möjligt ännu viktigare vid distansarbete. Eftersom du inte möter dina medarbetare fysiskt har du inte lika lätt att fånga upp hur de mår genom att läsa av deras kroppsspråk. Sådant är helt enkelt mycket svårare via en skärm, och därför blir den språkliga kommunikationen ännu viktigare när ni arbetar på distans.
Så se till att du har inbokade samtal med alla dina medarbetare i en så kallad check-in. Det innebär att ni har ett samtal eller digitalt möte där du fokuserar på att medarbetaren får berätta fritt om hur jobbet och samarbetet med kollegorna känns och hur hen mår.
Sätt upp regler för möten och kommunikation
När kollegorna arbetar på distans ökar antalet möten, eftersom det blir färre möjligheter till spontana och snabba avstämningar på kontoret.
Att ha många möten varje dag tar på krafterna och påverkar medarbetarnas stressnivå. Därför är det klokt att sätta en riktlinje för hur många möten en person maximalt bör ha under en dag, och samtidigt se över hur ni kan variera utformningen av era möten. Ni kan till exempel gemensamt besluta om:
- Vad ska vara ett möte? För allt behöver inte innebära ännu ett möte, men det blir lätt så om man inte beslutar om andra sätt att hantera samarbeten eller dialoger.
- Vilka aktiviteter ska ni genomföra på ett digitalt arbetsmöte respektive vanligt telefonsamtal?
- Vilka möten ska alla vara synligt närvarande på – det vill säga med kamera på?
Som medarbetare kan det kännas stressigt att hantera så många nya kanaler för kommunikation som har kommit med distansarbetet. Mobilen, mailen, slack-kanalen, Teams-chatten, digitala möten…Underlätta för kollegorna genom att sätta tydliga förväntningar. Diskutera och sätt riktlinjer för exempelvis:
- Vilken typ av kommunikation eller avstämningar passar för de olika kanalerna? (t.ex. Slack- eller Teams-chatten kanske fungerar bra för vissa dialoger, mailen eller telefonavstämning för andra.)
- Hur snabbt förväntas man svara?
Lyssna in dina medarbetare
Alla har inte samma personligheter eller behov. En del mår bra av att få mycket tid för eget arbete och lugn och ro, medan andra har större behov av socialt umgänge och utbyte av andra. Att jobba på distans innebär nya situationer och utmaningar som påverkar dina medarbetare på olika sätt. Därför är det viktigt att du tar reda på hur den påverkan ser ut – för alla dina medarbetare. På så sätt har du lättare att vara lyhörd och närvarande för de som verkligen behöver det. Då kan du lättare också fånga upp medarbetare som inte mår bra.
Ett bra sätt att lyssna in sina medarbetare är att ha regelbundna digitala fikapauser med teamet. Det skapar utrymme för socialt umgänge där medarbetarna får en chans att ventilera tankar och lära känna varandra bättre.
Skapa en kultur där man stöttar varandra
Även om du är chef så behöver du inte göra allt själv, inte heller när det kommer till att ge stöd till dina medarbetare. Det finns nämligen en hel del som dina medarbetare kan göra för varandra. Ta upp det till en diskussion i ditt team eller på kontoret. Hur vill ni forma er företagskultur för att främja eller öka välmående? Hur kan ni se till att kollegor tar hand om varandra? Finns det några enkla aktiviteter eller rutiner ni kan införa som hjälper er att bygga teamkänslan? Eller några insatser ni kan göra för att få tid till socialt umgänge även under distansarbete?
Hjälp dina medarbetare att bli mer effektiva
Företag har ofta en hel del dokumentation kring processer men sällan dokument som utbildar eller inspirerar medarbetarna i hur de kan arbeta effektivare och samtidigt undvika eller minska sin stress.
Genom att dela med dig av tips och råd kring hur dina medarbetare kan planera sina dagar och prioritera sina arbetsuppgifter skapar du förutsättningar för smartare arbetssätt. Ett underlag kan till exempel vara den här artikeln: ”Slipp stress på jobbet - 3 metoder som effektiviserar ditt arbete” som du kan dela med dina medarbetare.
Vill du veta hur vi kan bidra till dina medarbetares välmående genom att erbjuda det godaste kaffet? Hör av dig till oss.
Källa:
Suntarbetsliv.se
Healthylane
Dagens industri