Så hanterar du stressen på din arbetsplats
Stress utsätter medarbetare för allvarliga hälsorisker och kostar svenska organisationer enorma summor varje år. Inte bara på grund av ökad sjukfrånvaro - hög stress gör oss dessutom mindre kreativa och effektiva.
Som tur är finns det mycket du kan göra för att du och din personal ska må bra och kunna prestera på topp.
Sämre kreativitet och fler sjukskrivningar
Stress är en naturlig fysisk reaktion på hotfulla, utmanande eller krävande upplevelser. ”Stresshormonerna” adrenalin, noradrenalin och kortisol utsöndras i blodet för att ge oss extra energi och fokus så att vi kan springa ifrån eller slåss mot ett fysiskt hot. Men oftast finns hotet i våra egna tankar - om vårt arbete och vår arbetssituation till exempel.
Stress är inte dålig eller skadlig i sig, och ofta behövs det lite stress för att vi ska kunna prestera bättre under en begränsad tid. Lite stress i kroppen inför ett viktigt möte eller en utmanande uppgift gör oss mer alerta och fokuserade.
Problemet är när kroppens stresspåslag kommer för tätt, håller i sig länge eller aldrig riktigt går ur kroppen. Det kan leda till en försämrad livskvalitet och i värsta fall till en rad olika sjukdomar som depression, hjärt- och kärlsjukdomar och utmattningssyndrom, även känt som att bli utbränd eller ”gå in i väggen”. Det sistnämnda leder ofta till sjukskrivningar på flera månader eller år, och kan vara svårt att helt återhämta sig från.
Enligt Försäkringskassan är risken för kvinnor att drabbas av stressrelaterade besvär 41 procent högre än för män.
För mycket stress är inte heller bra på kort sikt. Hög stress får hjärnan att stänga ned alla kroppsliga funktioner som inte behövs för att möta ett omedelbart fysiskt hot. I magnetröntgen har man sett att hjärnans pannlob, som sköter kritiskt och kreativt tänkande, släcks ned under stress. Det blir svårt att tänka på något annat än ”hotet”. En stressig arbetsmiljö kan sänka personalens fokus- och prestationsförmåga. Och inte minst går det ut över kreativiteten.
Vilket gör stress till en affärskritisk fråga för de flesta företag.
Några tidiga tecken på ohälsosam stress hos en kollega kan vara att inte svara på mejl, missa saker, inte lyssna, gå och prata snabbt, avbryta ofta och bli irriterad på ett oväntat sätt.
Så vad kan du göra för att minska den ohälsosamma stressen på din arbetsplats? Massor, faktiskt.
Så minskar du din stress
Varje medarbetare behöver ta ansvar för sitt eget välmående och är du chef ska du förstås föregå med gott exempel. Här får du några konkreta sätt att göra det baserade på rekommendationer från olika experter.
Ta paus ofta
Psykologen Niclas Almén understryker betydelsen av återhämtning.
Vanliga symptom på för lite återhämtning: du har svårt att gå ned i varv, har svårt att somna och vaknar trött, är lättirriterad, glömmer viktiga saker eller är sällan glad.
Niclas Almén förespråkar fem dagliga tillfällen för återhämtning spridda över förmiddag, eftermiddag och kväll. Det gäller att väva in pauserna som en naturlig dag i vardagen, inte minst arbetsdagen. Några förslag på vad du kan göra på arbetet:
- Öppna fönstret och bara stå där i några minuter
- Lyssna på musik du tycker om
- Ta en kort promenad runt kvarteret, eller ännu hellre i skogen
- Om du har möjlighet, byt om och ta en springrunda eller ta något annat motionspass
- Meditera – bara 10 minuter kan göra stor skillnad
- Ta en fikapaus med kollegor
Läs mer om 5 goda anledningar till att ta en kaffepaus på jobbet.
Rör på dig
Motionens förtjänas att lyftas upp lite extra. Anders Hansens bok ”Hjärnstark” förklarar vetenskapen bakom – ett hett boktips om du inte har läst den. Se till att få in fysisk aktivitet i vardagen, din motståndskraft mot stress ökar rejält om du rör på dig regelbundet. Det kan räcka med små saker som ett “walk and talk”-möte istället för ett sittande möte, ta trapporna eller gå av en station tidigare och gå resten.
Skapa en bra struktur för ditt arbete
Vi arbetar alltmer digitalt och informationsflödet ökar, i allt fler kanaler. Arbetskonsulten David Stiernholm säger i en DN-intervju att många undrar ”var de ska gå in och hur ofta”. Många upplever också att de blir avbrutna hela tiden.
Han menar att många är dåliga på att bedöma hur lång tid en arbetsuppgift kommer att ta och ofta tror att vissa saker är mer brådskande än vad de är. Dessutom försöker många av oss göra för mycket på en gång vilket gör oss stressade.
Istället kan vi bryta ned arbetet i små hanterbara moment. Börja med en väldigt avgränsad uppgift och försök förenkla den. Om du börjar med ett stort problem och du samtidigt är stressad och har för mycket att göra är det väldigt lätt att misslyckas.
David Stiernholms tre tips för att skapa struktur är:
- Hitta grundproblemet. Om du har ett problem, fråga dig hur det har uppstått, sen vad detta problem i sin tur beror på och så vidare, tills du når ”roten” av problemet.
- Avsätt egentid. Boka in tid varje vecka för att bara arbeta fokuserat utan distraktioner med sådant du behöver göra.
Kräv tydliga mål och deadlines. Då kan du undvika att bränna ut dig genom att göra uppgifter som egentligen inte förväntas av dig.
Använd DIP-metoden
För att inte överväldigas av allt arbete kan du ta för vana att dela in allt som ”ska” göras i tre kategorier:
- Delegera: saker som någon annan kan åtgärda eller som är någon annans problem
- Ignorera: saker som varken du eller någon annan kan åtgärda
- Prioritera: saker du faktiskt kan göra något åt.
Sen beslutar du dig för vilken av uppgifterna i den sista kategorin du ska ta dig an först och fokuserar på den.
Det här kan du som chef göra
Är du taggad på att göra något åt stressen i din organisation? Vill du bara ha en lista på vad du ska göra? Okej, här kommer den.
Skapa delaktighet och tydliga arbetsmål
Engagemang och delaktighet motverkar stress så länge det finns tydliga och rimliga mål för verksamheten. Se till att varje medarbetare har inflytande över sina arbetsuppgifter och arbetsmiljö, tydliga och rimliga mål och en balans mellan ansvar och befogenheter. Och kom ihåg att ge personlig feedback ofta.
Tydliggör ansvar
Skapa klarhet kring vem som är ansvarig för vad och undvik detaljstyrning. Tillhör grundkurs 1A i ledarskap kan man tycka, men ändå förbisett av många.
Utbilda chefer till hälsoförespråkare
Personerna i en organisation försöker omedvetet bli som sin ledare, det går inte att komma ifrån. En chef som själv tar regelbundna pauser, motionerar och inte jobbar övertid blir ett viktigt föredöme och en friskfaktor på jobbet.
Sätt gränser för arbetstid och arbetsbelastning
Möjliggör en rimlig arbetsbelastning och att övertid bara behöver ske i undantagsfall. Undvik en jargong och kultur som uppmuntrar till övertidsarbete.
Fånga upp tecken på stress
Var observant på de vanliga stressymptomen. Ha täta avstämningar och ta dig tid att regelbundet fråga hur medarbetare mår, det lönar sig i längden.
Tillåt misstag
Rädslan för att misslyckas är en vanlig orsak till stress. En tillåtande attityd skapar utrymme för öppen kommunikation, egna initiativ och olika åsikter. En bra chef stöttar medarbetare i både med- och motgång.
Skapa en policy för tillgänglighet efter arbetstid
Den som ständigt är uppkopplad riskerar att arbetet spiller över på all annan vaken tid. Skapa en tydlig policy för när medarbetare ska vara tillgängliga och uppmuntra dem att stänga av push-notiser i dator och mobil.
Vill du veta hur vi kan bidra till dina medarbetares välmående genom att erbjuda det godaste kaffet? Hör av dig till oss.
Källor:
DN
Försäkringskassan
Previa
VD-tidningen